Το σύστημα myDATA έχει πλέον γίνει μέρος της καθημερινότητας κάθε επιχείρησης και ελεύθερου επαγγελματία. Παρότι η ψηφιακή διαβίβαση παραστατικών έχει απλοποιήσει αρκετές διαδικασίες, εξακολουθούν να εμφανίζονται λάθη που μπορούν να οδηγήσουν σε αποκλίσεις, διορθώσεις και επιπλέον φορολογικό έλεγχο.
Πολλές επιχειρήσεις πιστεύουν ότι αρκεί η έκδοση ενός παραστατικού για να έχουν ολοκληρώσει τις υποχρεώσεις τους. Στην πράξη, το ψηφιακό σύστημα λειτουργεί σαν ένας ηλεκτρονικός καθρέφτης της επιχείρησης. Αν κάτι δεν συμφωνεί, δημιουργείται αποτύπωμα.
Τι είναι οι αποκλίσεις στο myDATA;
Αποκλίσεις εμφανίζονται όταν τα στοιχεία που έχουν διαβιβαστεί στην πλατφόρμα δεν συμφωνούν με:
- τα βιβλία της επιχείρησης
- τις δηλώσεις ΦΠΑ
- τα έξοδα
- τα έσοδα
- τα παραστατικά προμηθευτών
Ένα μικρό λάθος μπορεί να λειτουργήσει σαν πέτρα μέσα σε γρανάζια και να μεταφέρει το πρόβλημα σε πολλές επόμενες δηλώσεις.
Τα πιο συχνά λάθη που κάνουν οι επιχειρήσεις
1. Λανθασμένος χαρακτηρισμός εξόδων
Πολλές επιχειρήσεις περνούν έξοδα σε λάθος κατηγορία.
Παραδείγματα:
- έξοδα κινητής τηλεφωνίας
- καύσιμα
- έξοδα κίνησης
- δαπάνες εξοπλισμού
- έξοδα προβολής και διαφήμισης
Ένας λανθασμένος χαρακτηρισμός μπορεί να επηρεάσει τη φορολογική εικόνα της επιχείρησης.
2. Παραστατικά που δεν διαβιβάστηκαν
Συχνό πρόβλημα είναι:
- ξεχασμένα τιμολόγια
- πιστωτικά παραστατικά
- λιανικές πωλήσεις
- έξοδα που δεν πέρασαν σωστά
Αυτό μπορεί να δημιουργήσει διαφορές μεταξύ εσόδων και δηλώσεων.
3. Ασυμφωνία μεταξύ ΦΠΑ και myDATA
Αρκετές επιχειρήσεις εμφανίζουν διαφορές μεταξύ:
- περιοδικών δηλώσεων ΦΠΑ
- διαβιβασμένων παραστατικών
- λογιστικών βιβλίων
Όταν οι αριθμοί δεν ταιριάζουν, δημιουργείται σήμα ελέγχου.
4. Καθυστέρηση διαβίβασης
Οι καθυστερήσεις στην αποστολή δεδομένων μπορούν να δημιουργήσουν λειτουργικά προβλήματα και επιπλέον διορθώσεις.
5. Μη σωστή διασύνδεση ταμειακής και συστημάτων
Σε επιχειρήσεις λιανικής παρατηρούνται αρκετές περιπτώσεις όπου:
- η ταμειακή δεν επικοινωνεί σωστά
- υπάρχουν προβλήματα συγχρονισμού
- εμφανίζονται διπλές εγγραφές
Πώς να μειώσετε τα λάθη
Οι επιχειρήσεις μπορούν να περιορίσουν σημαντικά τα προβλήματα όταν:
Υπάρχει σωστή παρακολούθηση
Ο τακτικός έλεγχος βοηθά στον εντοπισμό αποκλίσεων πριν μετατραπούν σε μεγαλύτερα ζητήματα.
Γίνεται συμφωνία στοιχείων
Χρειάζεται τακτικός έλεγχος μεταξύ:
- myDATA
- βιβλίων
- ΦΠΑ
- παραστατικών
Υπάρχει σωστή λογιστική υποστήριξη
Η συνεχής παρακολούθηση βοηθά στην αποφυγή λαθών και στην έγκαιρη διόρθωσή τους.
Συχνές Ερωτήσεις
Αν λείπει ένα παραστατικό τι γίνεται;
Μπορεί να δημιουργηθεί απόκλιση που θα χρειαστεί διόρθωση.
Μπορούν να διορθωθούν λάθη;
Ναι, στις περισσότερες περιπτώσεις υπάρχουν διορθωτικές διαδικασίες.
Ένα μικρό λάθος μπορεί να δημιουργήσει πρόβλημα;
Ακόμη και μικρές διαφορές μπορούν να επηρεάσουν την εικόνα της επιχείρησης.
Συμπέρασμα
Το myDATA δεν είναι πλέον απλή υποχρέωση αλλά κεντρικό κομμάτι της καθημερινής λειτουργίας μιας επιχείρησης. Η σωστή παρακολούθηση και ο έγκαιρος έλεγχος μπορούν να εξοικονομήσουν χρόνο, χρήματα και περιττή ταλαιπωρία.
Αν έχετε επιχείρηση ή είστε ελεύθερος επαγγελματίας, η σωστή διαχείριση των ψηφιακών υποχρεώσεων μπορεί να αποτρέψει προβλήματα πριν αυτά εμφανιστούν.